De toekomst van Accountancy is Cloud
Grote kans dat je de term ‘cloud accountancy’ al eens voorbij hebt zien komen. Met de huidige focus die er ligt op ‘de cloud’ als algemene oplossing, zijn de mogelijkheden voor de accountancy ook eindeloos. Cloud accountancy gaat namelijk verder dan het verplaatsen van je digitale bestanden van een lokale plek, zoals je eigen harde schijf of de gedeelde schijf binnen een kantoor, naar een externe locatie. Het biedt namelijk ook kansen om de data te verrijken en je klanten een betere dienstverlening te kunnen bieden. Denk je eens in: als je minder tijd kwijt bent aan het maken van rapportages, kan je je klanten helpen dieper inzicht te krijgen in de cijfers.
Wat is cloud accounting?
Kort gezegd is cloud accounting het beheren van alle klantgegevens op een externe opslag die te allen tijde bereikbaar is voor alle betrokkenen. De voordelen van het implementeren van een cloud accounting-methode zijn aanzienlijk:
Meestal zijn er meerdere mensen betrokken bij de financiën van een klant. Denk aan boekhouders, externe accountants en controllers. Waar tot voor kort nog alle gegevens werden gemaild of zelfs fysiek werden afgegeven (met alle versiebeheer problemen van dien), is dat in de cloud niet nodig. Er is slechts 1 versie van de boekhouding, 'One version of the Truth' en iedereen die hier toegang toe moet hebben, krijgt deze. Uiteraard worden er voor iedereen aparte rechten toebedeeld zodat incidenten tot het minimum worden beperkt.
Er hoeven geen updates meer uitgevoerd te worden. Met regelmaat wordt er van bedrijven verlangd dat ze het systeem waarin ze boekhouden updaten. Voor veel bedrijven is dit een spannende klus, omdat je altijd moet afwachten of al je data nog bereikbaar is. Als alles wordt bijgehouden in de cloud, worden updates uitgevoerd op de bron, dus hoeven bedrijven dit niet meer handmatig te doen.
Een van de grootste voordelen voor cloud accounting is de mogelijkheid om de bankzaken direct te koppelen. Transacties hoeven niet meer handmatig ingevoerd te worden, maar er wordt een overzicht van de afgelopen periode ingeladen. Het enige wat men nog hoeft te doen, is de goede kostenplaats alloceren.
Het systeem kan ook leren van je gebruik. Wanneer er elke maand exact hetzelfde bedrag van exact dezelfde klant binnenkomt, leert het systeem wat dit is. Wanneer het bankoverzicht is ingeladen, hoef je op den duur niet meer deze terugkerende transacties apart te verwerken.
Rapportages kunnen op een overzichtelijke en simpele manier worden gemaakt. Alle informatie is bekend in het systeem, dus met een druk op de knop wordt alle informatie inzichtelijk. Op deze manier kunnen er geen typefouten insluipen of dat bepaalde data worden vergeten.
Ook op het vlak van belastingaangifte is veel te winnen. Met cloud accounting worden algoritmes gebruikt die heel goed kijken naar wat wel en wat niet afgedragen moet worden. Op deze manier wordt dus ook het doen van de belastingaangifte geautomatiseerd en steeds verder fool-proof gemaakt.
Real time accounting
Bij punt 5 werd het al even genoemd: bij cloud accounting bestaat de mogelijkheid om op elk gewenst moment rapportages te genereren. Dit valt ook binnen een ander onderdeel van de toekomst van accounting: real time accounting. Uit onderzoek is gebleken dat 86% van de inkomsten van Engelse accountancy kantoren voortkomt uit traditionele diensten. Dit zijn diensten gebaseerd op data uit een relatief ver verleden (12 tot 18 maanden). Maar voor de klant is dit nu niet van belang voor zijn bedrijfsvoering. Hij wil de huidige status weten en wat er gedaan kan worden om de situatie te verbeteren. En met cloud accountancy hebben alle stakeholders toegang tot die data en kan men precies daaruit destilleren wat voor hen van belang is.
De veranderende rol van de accountant
Met zulke ingrijpende veranderingen als deze, veranderen ook de rollen van de betrokkenen. Kijk bijvoorbeeld naar de accountant. Waar deze persoon op dit moment vooral nog een controlerende functie heeft, geven deze technologieën de ruimte om de accountant juist adviserend te maken. Wanneer de cloud alle administratieve en rapporterende zaken op zich kan nemen, ligt er een schone taak voor de accountant om op een andere manier waarde toe te voegen voor zijn klanten. Door zijn inhoudelijke sterke kennis, kan deze de klant adviseren op basis van historische data en actuele ontwikkelingen. In plaats van terug te kijken naar het afgelopen jaar, kunnen ze nu een actievere rol spelen.
Genoeg om over na te denken en je te op voorbereiden. Want het vakgebied staat niet stil!
Sterling|Bright ziet wat er in de markt gebeurt bij zowel de grote kantoren als daarbuiten. Ben jij benieuwd wat je als accountant moet doen om in deze ontwikkelingen succesvol mee te gaan? Neem eens contact op voor een vrijblijvend gesprek!
